Algumas expressões que são empregadas nos temas voltados ao condomínio são simples, porém por vezes causam certa dúvida. Sendo assim, apresentamos aqui alguns vocábulos, ou termos com as respectivas definições, visto que o lema desta edição do "Livro Prático do Síndico" é a praticidade na consulta. Por isso, apresentamos essa seção em ordem alfabética:

Área Comum - Espaço pertencente a todos os condôminos. A lei considera tais áreas como "bens indivisíveis e inalienáveis individualmente", atribuindo a todos os condôminos a sua utilização como gozo. Em área comum um condômino não pode edificar coisa alguma sem expresso e formal consentimento de todos os demais coproprietários.

Assembléia Geral - Reunião de pessoas para determinado fim. No caso dos condomínios, reúnem-se os condôminos. É o órgão deliberativo do condomínio, havendo: Assembléia Geral Ordinária, que se reúne anualmente, em dia, hora e local designados; Assembléia Geral Extraordinária, convocada pelo síndico ou condôminos com representatividade contida na convenção condominial e Assembléia Geral Especial, prevista pela Lei para a solução de alguns problemas peculiares.

Ata - Narração ou resenha por escrito, de uma sessão, reunião ou Assembléia. O condomínio deve ter um Livro de Atas, pautado, folhas numeradas, margeadas, registradas no Registro de Títulos e Documentos, após a lavratura do Termo de Abertura e Encerramento, assinado pelo síndico ou presidente do Conselho Consultivo..

Benfeitorias - São acréscimos ou melhoramentos, classificados da seguinte forma: Necessárias - consideradas indispensáveis para a conservação do imóvel. Úteis - embora não necessárias, contribuem para o acréscimo do valor objetivo de um bem ou para o aumento de sua produtividade. Voluptuárias - as de simples embelezamento ou luxo, não necessárias nem úteis.

Coisa de uso comum - A Lei 4,591/64, art. 1º, parág. 2º determina: "a cada unidade caberá, como parte inseparável, uma fração ideal do terreno e coisas comuns, expressa sob forma decimal ou ordinária". Logo, sabendo-se que as coisas de uso comum são copropriedades, derivada das partes ideais que cabem a cada proprietário de unidades autônomas em edifícios em condomínio sabe-se de que, delas só participam os que detêm unidades autônomas. Para uso das coisas comuns, o condômino deve respeitar as normas de boa vizinhança.

Condomínio - Expressão que significa "domínio de vários". Pode se referir a um edifício ou a um conjunto de edifícios, cada um contendo diversas unidades autônomas.

Conselho Consultivo - Grupo de condôminos eleito de acordo com a convenção condominial, com o dever de colaborar, orientar e assessorar o Síndico em seu trabalho, verificando a contabilidade do condomínio.

Convenção Condominial - Pode-se dizer que é a lei individual de cada condomínio. Visa resguardar, em beneficio de todos, o patrimônio e a morabilidade, estando subordinada à Lei do Condomínio, não podendo contrariá-la em hipótese alguma. As regras fixadas pela Convenção Condominial valem entre os condomínios como norma legal, a destacar-se em qualquer ato ou ação judicial como regra a que se deve obediência.

Destinação do Imóvel - Edifico pode ter as seguintes destinações: residencial, comercial e misto.

Destinação do Imóvel - Não pode ser alterada sem previa e unânime autorização de todos os interessados, salvo quando a alteração seja por exigência dos Poderes Públicos.

Destituição do Síndico - Poderá ser destituído a qualquer momento, pela forma e sob as condições previstas na Convenção ou no silêncio desta, pelo voto de dois terços dos condôminos presentes em - Assembléia Geral especialmente convocada para tal fim. Dificilmente um Síndico irá convocar uma Assembléia para a sua própria destituição, isso poderá ser conseguido com a adesão de pelo menos um quarto dos condôminos. O número necessário de condôminos para essa Assembléia poderá ser conseguido por meio de um abaixo-assinado, explicando o seu motivo. Atingido o número exigido por Lei, será preciso enviar um Edital, dentro do prazo e condições previstos em convenção, para todos os condôminos, informando a razão, a data e o horário da Assembléia. A decisão de substituição do Síndico através da Assembléia convenientemente instalada, é irrecorrível judicialmente. Ele só poderá recorrer à Justiça contra a perda de mandato se esta foi feita em desacordo com a lei em vigor ou com a Convenção Condominial.

Documentos do Condomínio - Estão sob a responsabilidade do Síndico os documentos e os mesmos devem ser guardados, por 5 anos os de caráter legal e fiscal, por 30 anos os documentos de pessoal, ou seja, dos funcionários. Entre esses documentos estão os livros, que são de suma importância para a administração do condomínio e o seu histórico.

Edital de Convocação - Através de Edital ou carta convocatória é feita a convocação dos condôminos para participarem da Assembléia Geral. Esse documento deve ser simples, mas claro, contendo todos os dados elucidativos, sendo de muita importância a inclusão da "Ordem do Dia", ou seja, a matéria que a Assembléia irá discutir e votar.

Eleição de Síndico - Deverá ter o seu processo definido na Convenção do Condomínio. A eleição, normalmente se dará em Assembléia Geral Ordinária. Devem ser convocados para a eleição, alem dos proprietários e co-proprietários das unidades autônomas, também os compromissários compradores.
Não é obrigatório ser proprietário para se candidatar a síndico. De acordo com a Lei 4.591/64, parág. 4 "O Síndico poderá ser condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio".

Fração Ideal - "A cada unidade caberá, como parte inseparável, uma fração ideal do terreno e coisas comuns, expressa sob forma decimal ou ordinária". É o que determina a Lei 4.591/64, em seu art. 1o, parág. 2o a fração ideal do terreno é, pois, parte inseparável da unidade.

Fundo de Reserva - É uma porcentagem da arrecadação do condomínio (5% a 10%), determinada pela Convenção, contabilizada com escrituração separada e destinado as despesas extraordinárias, ou seja, aquelas que não estão previstas no orçamento, como pintura, reformas e obras de benfeitorias para o prédio.

Incorporação - Denomina-se incorporação imobiliária a atividade exercida com a finalidade de promover e realizar a construção e venda total ou parcial de edificações ou conjunto de edificações compostas de unidades autônomas.

Livros e Registros - A Lei do Condômino não obriga a adoção de livros. Porém, a Convenção Condominial é que deve especificá-lo, definindo os destinados ao registro de movimento econômico e os destinados ao assentamento das Atas de Assembléia Geral e os livros necessários para assentamento das indicações técnicas do Conselho Consultivo e outros livros que possam ser úteis. Imprescindível é o Livro de Atas.

Maioria - A maior parte, superioridade, pluralidade de votos numa Assembléia.

Maioria Absoluta - Número de votos superior a metade da votação total.

Maioria Relativa - Número de votos superior ao dos sufrágios obtidos por cada um dos concorrentes.

Ordem do Dia - Relação de assuntos que serão tratados numa Assembléia ou reunião. A Ordem do Dia é tão decisiva e obrigatória que as Assembléias que deliberarem sobre assuntos que não constarem dela, salvo quando tratar de assunto de extrema urgência, poderão ser judicialmente anuladas.

Prestação de Contas - O Síndico, como mandatário do condomínio, é obrigado a prestar contas de sua administração à Assembléia Geral Ordinária e não individualmente a cada condômino, é o que determina a Lei 4.591/64. Não tendo o condômino o direito de exigir, individualmente a prestação de contas, não terá também o direito de ajuizar, individualmente, ação exigindo essa prestação de contas. Porém, o condomínio tem legitimidade para mover ação contra ex-síndico e ex-administradora ou de Síndico em exercício e Administradora em exercício. Caberá à Assembléia de condôminos elegerem um Síndico "ad hoc" para a representação legal do condomínio na ação em que se requererá a prestação de contas do Síndico.

Proporcionalidade da Contribuição - A regra geral da divisão dos encargos financeiros entre os condôminos é a da sua proporcionalidade com as frações ideais do terreno de cada unidade. Mas há liberdade de escolha do critério. O que for preestabelecido ou por todos aceito, constituirá lei entre as partes.

Quorum - Número de pessoas presente, necessário para o funcionamento de uma Assembléia. Essa determinação esta contida na Convenção Condominial, de acordo com cada tipo de votação.

Quota (ou cota) - Porção ou parte fixa determinada a cada condômino nas despesas orçamentárias do edifício. A Lei do Condomínio prevê o estabelecimento de quotas, existindo a obrigação de o condômino pagá-las.

Rateio de Despesas - Determina a Lei 4.591/64, em seu artigo 12: "Cada condômino concorrerá nas despesas do condomínio, recolhendo, nos prazos previstos na Convenção, a quota parte que Ihe couber em rateio".
Para o rateio dos diversos critérios, porem os mais usados são:

a) Com base nas frações ideais do terreno, como expresso na Lei;

b) Divisão em partes iguais para todo os comunheiros;

c) Divisão proporcional à área ocupada por cada unidade.

Regimento Interno ou Regulamento Interno - Instrumento complementar da própria Convenção do Condomínio e previsto na Lei 4.591/64. Deve impor os deveres dos ocupantes do prédio para possibilitar uma coexistência harmônica entre todos. Pode e deve sofrer alterações periódicas conforme as necessidades de adaptações de certas transformações ou hábitos que sofre o condomínio. Qualquer modificação deve passar por aprovação conforme estipulado na Convenção.

Síndico - Pode ser o condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio, de acordo com a Lei 4.591, art. 22, parág. 4º Uma vez eleito pela Assembléia Geral dos condôminos, passa a ser representante legal do condomínio.

Subsíndico - Obrigatoriamente o subsíndico não precisa existir. Porém, facilita na administração se algumas tarefas lhe forem passadas. Poderão ter atribuições administrativas, complementares ou subsidiárias às do síndico.

Unidade Autônoma - Definida na Lei do Condomínio com as destinadas a fins residências ou não, que formam o edifício. A cada unidade caberá, como parte inseparável, uma fração ideal do terreno e coisas comuns, expressa sob forma decimal e ordinária.